2008/04/08

必须了解的"时间管理"原则

1、相等分配。任何人都没有足够的时间,然而每一个人又拥有自己的全部时间。这就是著名的“时间悖论”。时间是一种被相等地分配给所有人的资源。

2、错误的感觉。管理者的时间很少花费在他自己想要花费的地方。这种想法捉弄了时间的所有者,使他错误地认为,他的时间正用于该用的地方。

3、时间分析。每日活动记录至少持续一周,每过15分钟填写一次,这作为有效时间分析的基础是必要的。这种活动至少每半年应该重复一次,以免回复低劣的时间管理方式。

4、预料。事先有所准备的活动一般来说比事后补救的活动更为有效。小洞不补,大洞吃苦。避免发生以外的最好办法就是预料可能发生的以外事件,并为其制订应急措施。我们假定,如果事情要出错,那就无法避免。

5、计划。绝大多数难题都是由未经认真考虑的行动引起的。在制定有效的计划中每花费一小时,在实施计划中就可能节省3-4小时,并会得到更好的结果。如果你没有认真作计划,那么实际上你正计划着失败。

6、每日计划。每日计划对于有效地利用个人时间是必不可少的,它应该于前一天下午或当天开始时制订出来,并与近期的目标和活动相一致。

7、目标。较有效的结果一般是通过对既定目标的刻意追求来达到的,而不是依靠机会。目标管理的基本概念就来源于这个已被证实的原则。

8、优先次序。应该按照优先次序对各项任务进行时间预算或分配。不同的是很多管理人员花费时间的数量往往与他们任务的重要性成反比。

9、最后时限。给自己规定最后时限并实行自我约束,持之以恒就能帮助管理者克服优柔寡断、犹豫不决和拖延的弊病。

10、集中。在人们有组织的努力中,少数关键性的努力(大约20%)通常能够产生绝大多数结果(大约80%)。这条原则也称为“20/80定律”。有效的管理人员,总是把他们的努力集中在能够产生重大结果的那些“关键性的少数活动上”。

11、效能与效率。假如执行的是错误任务的话,或者把任务放在错误的时间里去执行,以及毫无目的的行动,无论效率怎样高,最终都将导致无效的结果。效率可以理解为正确地做工作。效能可以理解为正确地做正确的工作。所谓有效的活动,就是指用最少的资源,包括时间,来得到最大的效果。

12、活动与效果。管理人员往往忽视目标,或者忘记预期的效果,而把精力完全集中在活动上。终日忙忙碌碌渐渐成为他们的目标。这些管理人员趋向于活动型而不是效果型。他们不是去支配工作,而是往往被工作所左右。他们把动机误作成就,把活动误作效果。

13、最佳效果。用最小的努力获得最大的收益,这就是最佳效果。

14、不切实际的时间预算。管理人员往往对完成任务所需要的时间抱乐观态度。他们也往往希望别人能够更快地完成任务。所以有了墨菲的第二定律“每件事情做起来都比原来想象的要多花时间”。可见,管理人员更倾向于自己接受和期望别人做出不切实际的时间预算。

15、实现的可能性。预期事件出现的可能性直接伴随实现它的有计划的努力而增加。

16、紧急任务专制。管理人员常常处于紧急任务与重要任务互相推挤的状态中。紧急任务要求立即行动,就使得他们没有时间来考虑重要任务。管理人员就是这样不知不觉地被紧急任务所左右,并承受着时间的无休无止的重压,这使他们忽视了搁置重要任务所带来的更为严重的长期的后果。

17、危机管理(反应过度)。管理人员往往低估问题,不善预料问题的复杂性,或者遇到所有问题都反应过度,彷佛碰到危机。这种危机管理和消防式工作的倾向往往造成过分忧虑,削弱判断力,导致仓促决策和浪费时间精力。

18、选择忽略(有限反应)。对各种问题和需求的反应要切合实际,并要受制于情况的需要。有些问题如果你置之不理,他们消失了。通过有选择地忽略那些可以自行解决的问题,大量的时间和精力就可以保存起来,用于更有用的工作。

19、机动性。安排个人时间的程度上应有机动性,以便于应付个人无法控制的力量。总之,时间安排不要过满,也不要过松。

20、问题分析。不区分问题的原因和现象,结果必然丢失实质性问题,而把时间和精力耗费在表面问题上。
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